Zeiterfassung

Seit dem 01.01.2020 wird die Zeiterfassungsadministration komplett vom Präsidium wahrgenommen (Frau Mahrt / Vertreterin Frau Kunze). Tel. 880-3681 oder E-Mail: smahrt@uv.uni-kiel.de. Bei Fragen, die über diese Erläuterungen hinausgehen, kann man sich weiter an Silke Anders wenden.

Link zur  Zentralen Verwaltung / Zeiterfassung

 

Verfahrensweise

  • Krankheitstage, Arbeitsbefreiung und Sonderurlaub: Werden im Präsidium eingetragen. Elektronische Krankmeldung erfolgt durch die TF-Sekretariate. Ein ggfs. vorliegendes Attest wird von dem Mitarbeiter / der Mitarbeiterin direkt ans Präsidium geschickt (siehe Link "Krankmeldung" weiter oben im Menü).
  • Urlaubsanträge und Zeitausgleichanträge: In Papierform stellen und vom Vorgesetzten abzeichnen lassen. Die Eintragung erfolgt dann durch Selbstbuchung. [hier noch Hinweis, wo der Antrag abgelegt werden muss]
  • Dienstreise, Berufsschule sowie sonstigen Korrekturen (z.B. Kommen oder Gehen vergessen, Dienstgang, Telearbeit) erfolgt durch Selbstbuchung. (Hierfür sind  keine schriftlichen Nacherfassungsbelege mehr notwendig.)
  • Monatsjournal: Ist den Vorgesetzten bis spätestens 15. des Folgemonats vorzulegen und abzeichnen zu lassen. Das Journal verbleibt bei den persönlichen Unterlagen. [Die Aufbewahrungsfrist wird hier noch später vermerkt].
  • Ganztägige Fehlzeiten wie URL - Urlaub, ZA - Zeitausgleich, FB - Fortbildung, DRI/DRA/DRF - Dienstreise, SCHU - Schulbesuch durch Selbsteintrag:
    • Entweder im unteren Teil des Menüpunktes "Buchungen" eintragen. Dazu muss man den Reiter "Fehlzeiten im Zeitraum" anklicken, dann öffnet sich ein entsprechendes Eingabefeld.
    • Alternativ ist auch die Eingabe unter dem Menüpunkt "Jahreskalender" möglich - hier gibt es direkt unter dem Kalender ebenfalls ein entsprechendes Eingabefeld. Bitte die Einträge immer im oberen der beiden Felder unter "Ganztägig" vornehmen.
    • Einzutragen ist hier jeweils das entsprechende Kennzeichen (Anwahl mit dem Pfeil im Auswahlmenü) sowie der Zeitraum für den Eintrag (von - bis).

 

Erläuterungen

  • Link zum Zeiterfassungssystem
  • Im Menüpunkt "Buchungen" werden die Einträge selbst vorgenommen (ersetzt frühere "Workflow"-Anträge).
  • Generell sollen Buchungen soweit wie möglich an den Zeiterfassungsterminals bzw. PCs erfolgen. Manuelle Nachbuchungen sollen die Ausnahme bleiben.
  • Nachträge sowie automatische Buchungen des Systems sind im Monatsjournal farblich besonders gekennzeichnet. Mit der Unterschrift erklären sich die Vorgesetzten mit den erfassten Zeiten einverstanden. Ein besonderes Augenmerk wird hierbei auf die erlaubten Plus-/Minusstunden, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes ("10-Stunden-Regel") sowie die manuellen Buchungen gelegt werden

 

FAQ von Februar 2020

Da es einige Rückfragen im Zusammenhang mit der Umstellung der Zeiterfassung gab, hier noch ein paar Informationen zum Umgang mit dem neuen System:

  • Unter dem Punkt "Mitarbeiter/Buchungen" können im oberen Teil Zeitanteile (d.h. einzelne Stunden oder Minuten) mit entsprechenden Kennzeichen wie "Kommen", "Gehen", "Fortbildung", "Pause" usw. selbst nachgetragen werden (Hinweis: Die Kennzeichen sind alphabetisch sortiert, "Pause" findet man daher erst ziemlich weit unten).
  • Zeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit müssen zusätzlich als Stunden/Minuten im Feld "manuell" eingetragen werden. Diese Einträge können bei Dienstreisen nötig werden oder ggf. bei vorab mit den Vorgesetzten abgesprochenen Sondermaßnahmen. Für Hinweise, die später im Journal erscheinen sollen, gibt es ein Bemerkungsfeld.
  • Alle Selbsteinträge (Änderungen/Löschungen) sind im Journal entsprechend gekennzeichnet.
  • Soll eine Fehlzeit für einen ganzen Tag eingetragen werden, nutzt man entsprechend die Kennzeichen im unteren Teil des Programms. In der Dienstvereinbarung steht unter 4.2, welche Kennzeichen selbst nachgetragen werden können. Es wird hier die individuelle tägliche Durchschnittsarbeitszeit zugrundegelegt.
  • Momentan müssen die Journale noch ausgedruckt und den Vorgesetzten bis zum 15. des Folgemonats zur Unterschrift vorgelegt werden. Das Journal verbleibt dann bei den Mitarbeiter*innen. Da die Daten zur Zeiterfassung für zwei Jahre gespeichert werden, bietet es sich an, die Journale entsprechend lange aufzubewahren. Das Präsidium arbeitet an einer sicheren elektronischen Lösung, das wird aber sicher noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Journale dürfen aus Datensicherheitsgründen aktuell n i c h t per Mail weitergeschickt werden.
  • Der Aufruf der Journale erfolgt unter "Mitarbeiter/Monatsjournal". Das Journal selbst kann über das Druckersymbol links oben in der Ecke ausgedruckt werden.
  • Krankmeldungen werden im Präsidium aufgrund der elektronischen Meldung aus den Sekretariaten in die Zeiterfassung eingetragen. Es kann sein, dass in einigen Fällen aufgrund dieser Meldung zunächst "krank ohne Attest" eingetragen wird und nach Eintreffen der AU im Präsidium noch eine entsprechende Änderung erfolgt.
  • Bei Dienstreisen gilt Folgendes: Am An- und Abfahrtstag wird die komplette Zeit, also Abfahrt zu Hause - Ende Dienstgeschäft / Beginn Dienstgeschäft - Ankunft zu Hause erstattet. Für alle weiteren Tage wird die tägliche durchschnittliche Arbeitszeit einer Vollbeschäftigung erstattet.

 

Ansonsten lohnt sich auch immer ein Blick in die Dienstvereinbarung - viele Fragen lassen sich dadurch bereits beantworten.